CNIL, RGPD, préfecture : les formalités de la vidéosurveillance en copropriété

Immeuble fermé : pas de déclaration à la CNIL

Si l’accès à l’immeuble est contrôlé par un digicode, un badge ou un interphone, les lieux ne sont pas ouverts au public. Aucune formalité n’est à accomplir auprès de la CNIL. Depuis l’entrée en application du RGPD, en mai 2018, les déclarations préalables ont disparu.

Elles sont remplacées par une logique de responsabilité : le syndicat des copropriétaires doit pouvoir démontrer, à tout moment, que son dispositif est conforme.

Ce que le syndic doit tenir à jour

• Le registre des traitements. Le dispositif y est décrit : finalité, zones filmées, personnes habilitées, durée de conservation, mesures de sécurité.
• La liste des personnes habilitées et la date de leur désignation.
• Le registre des consultations et des extractions d’images.
• Le contrat avec l’installateur ou le mainteneur, lorsque celui-ci peut accéder aux images : il agit alors comme sous-traitant et doit s’engager sur la confidentialité.

Protéger les images

Le RGPD impose de sécuriser les données. Pour une copropriété, cela veut dire : un enregistreur enfermé, des mots de passe changés à l’installation, un compte par personne, des mises à jour régulières, et un accès à distance sécurisé ou pas d’accès à distance du tout. Voir accès à distance et sécurité.

Lieu ouvert au public : l’autorisation préfectorale

Si les caméras filment un lieu accessible à toute personne, la CNIL donne l’exemple d’un hall dont la porte n’a ni digicode ni interphone, le dispositif doit être autorisé par le préfet du département, ou par le préfet de police à Paris.

• La demande se fait à l’aide du formulaire disponible en préfecture ou en ligne sur le site du ministère de l’Intérieur.
• L’autorisation est délivrée pour cinq ans et doit être renouvelée.
• Elle fixe la durée de conservation, qui ne peut dépasser un mois.

Les immeubles mixtes

Un cabinet médical, un commerce ou des bureaux reçoivent du public dans l’immeuble ? Si la porte reste déverrouillée aux heures d’ouverture, le hall peut être regardé comme un lieu ouvert au public pendant ces heures. Le plus sûr est d’interroger la préfecture avant d’installer.

Logements sociaux

Lorsque l’immeuble est géré par un organisme de logement social, son délégué à la protection des données est associé au projet. Dans une copropriété classique, la désignation d’un délégué n’est en principe pas exigée.

Faut-il passer par un vote ?

Oui, dans tous les cas. Les formalités administratives ne remplacent pas la décision de l’assemblée générale. Voir le vote en assemblée générale.